طراحی و پیاده سازی اتوماسیون اداری تحت وب در زام دیزاین

اتوماسیون اداری چیست؟

در اتوماسیون اداری از یک سیستم کامپیوتری استفاده می شود که وظیفه جمع آوری اطلاعات مرتبط، ذخیره و توزیع مستندات، پیامک های الکترونیک موجود و فرم های ارتباطی که بین افراد و یا گروه های سازمان وجود دارد را انجام می دهد. این سیستم معمولا شامل بخش های مختلفی مانند پردازش کلمه، تقویم، تصویربرداری و مواردی از این دست است. با استفاده از این اتوماسیون میتوان به رویه های جاری که در یک سازمان به کندی پیش می رود سرعت داد. در کل با اتوماسیون اداری سیستم دبیرخانه ای هوشمند است که دیگر نیازی به انجام کارها به صورت دستی در آن نیست. اتوماسیون اداری شامل بخش های مختلفی مانند دبیرخانه، فرم ساز و موتور گردش فرم، مدیریت  جلسات و ساماندهی، آرشیو الکترونیک، پرتال مکاتبات درون سازمانی و کارتابل آفلاین است.

ویژگی های سایت اتوماسیون اداری

همان طور که از نام اتوماسیون اداری مشخص است این سایت معمولا برای یک سازمان طراحی شده است و هدف از طراحی آن سهولت و سرعت در انجام کارهای اداری و در بعضی از مواقع انجام یک سری از خدمات برای مخاطبین آن سازمان است. از مزیت های این سایت می توان به این مورد که طبق گزارشات WFMC تهیه شده است اشاره کرد که در صورت نبود آن در شرکت و یا سازمانی سنتی تنها می توانند سی درصد از نتیجه کار خود را مشاهده نمایند و هفتاد درصد باقیمانده جز اتلاف وقت و هزینه چیز دیگری به ارمغان می آورد. معمولا در اتوماسیون اداری باید تجهیزاتی مانند فکس، اسکنر، موبایل، تلفن و مواردی دیگر از این دست را در یک شبکه  رایانه ای برای تبادل اطلاعات و اسناد استفاده کرد.

بخش های مهم در طراحی اتوماسیون اداری تحت وب

اتوماسیون اداری تحت وب باید بخش های مختلفی مانند درگاه سازمانی، کارتابل پرسنل، تقویم و برنامه ریزی های روزانه، سیستم روابط عمومی، بایگانی و آرشیو اسناد، موتور جستجوی اسناد، مدیریت فرآیندهای کسب و کار، طراح گردش کار، مدیریت صورت جلسات، مدیریت دبیرخانه، ارجاع الکترونیکی، کتابخانه الکترونیکی، سیستم های کنترل رفت و آمد، اطلاع رسانی گویا، داشبوردهای دیجیتال، مدیریت ارسال و دریافت پیام های کوتاه، چند رسانه ای، فکس و ایمیل، مدیریت و زمانبندی  گزارش ها، گزارش ساز پویا و تحلیل داده  در کسب و کار داشته باشد.

امکانات طراحی سایت اتوماسیون اداری

در زام دیزاین برای طراحی سایت اتوماسیون اداریشناخت کامل از هسته اصلی سیستم اداری بدست می آوریم که از این طریق بتوانیم سایت را طبق آن به صورت حرفه ای در عین حال کاملا ساده طراحی کنیم و ویژگی هایی مانند گردش، ثبت، بایگانی، مدیریت انواع مکاتبات درون و برون سازمانی، تهیه مستندات و فرم های مورد نیاز سازمانی بدون محدودیت های مکانی و زمانی با سرعت بالا را در یک محیط امن مهیا کنیم. سیستم طراحی سایت اتوماسیون اداری معمولا دارای هسته اصلی و چندین زیر سیستم است که با توجه به نیاز کارفرما می توان تغییراتی را در آن اعمال کرد. در زیر به مهم ترین آنها اشاره کرده ایم :

1. اتوماسیون پایه:  این بخش شامل بخش های متنوعی مانند میز کار هوشمند، کارتابل و گردش مکاتبات، پیگیری و ردیابی ارجاعات، دبیرخانه تخصصی، ویرایشگر ورد در نرم افزار، افزونه ورد در قالب ادد اینس، تبدیل گفتار به متن، تقویم سازمانی، مدیریت جلسات، سامانه تبادل فایل، چت سازمانی، تنظیمات مورد نظر، گزارش های پیش فرض، ارسال پیامک و امنیت است. به عنوان مثال خدمات بخش میز کار هوشمند  عبارتند از:

• وارد شدن  به صورت پیش فرض  به بخش های زیر سامانه ای  اتوماسیون اداری
• امکان مشاهده خلاصه ای از وضعیت مکاتبات کارتابل کاربران
• مشاهده اعلانات و اخبار مربوط به سازمان
• لیست انجام کار
• مشاهده و درج رویدادهای  سازمانی
• مشاهده تقویم کاری
• مشاهده سخن و تصویر روز
• شخصی سازی ویجت ها در میز کار
• امکان استفاده از دو زبان
• امکان شخصی سازی قالب و تم مورد نظر
• ایجاد یک راهنما برای سامانه آنلاین و آفلاین

1. فرم ساز مدیریت  فرآیندها: این نرم افزار یک حالت از نوع بومی نرم افزار جهانی  پروسس میکر است. در این مورد سعی شده است که تمامی مزیت های اصلی این نرم افزار در کنار تقویم های شمسی و موارد دیگری به صورت بومی استفاده شود. در این بخش قابلیت های زیر استفاده می شود:

• ساختار گرافیکی فرم ها به صورت سفارشی سازی
• دسته بندی گروه های مختلف هر فرآیند
• تعریف زیر فرآیندها
• امکان ایمپورت و اکسپورت کردن فرآیندها و فرم ها
• واکنش گرا بودن (ریپانسیو)
• عدم وابستگی به یک مرورگر خاص
• چند زبانه بودن
• بودن محدودیت در سیستم عامل های خاص امکان اضافه کردن پلاگین های مورد نظر.

1. نسخه موبایل سازمانی: با توجه به نیاز کاربر می توان اپلیکیشنی مشخص برای ios و اندروید استفاده کرد که از طریق آن می توان امکانات مختلفی مانند:

• مشاهده اخبار و اعلانات
• خلاصه آمار کارتابل
• دسترسی برای تمامی سمت های  اداری و سازمانی
• تفکیک کردن نامه ها مانند  نامه های محرمانه، خوانده نشده و فوری

1. مدیریت مستندات: یکی از بخش های اتوماسیون اداری تحت وب مدیریت مستندات است. در این بخش سعی می شود تمامی بخش ها مانند ساختار بایگانی، ورود انبوه مستندات، گزارشات متنوع و جستجوهای پیشرفته طبق ملاحظات امنیتی بالا انجام شود. از امکانات دیگر این بخش می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• امکان نگهداری درخت واری پوشه ها برای مستندات به صورت نامحدود
• مشخص کردن سطوح دسترسی به پوشه مانند حذف، ویرایش، ایجاد، مشاهده و مدیریت دسترسی
• امکان دسترسی به سطوح مختلف اسناد مانند ابطال، ویرایش، ایجاد، دریافت، لغو  عطف اسناد
• امکان جستجو پوشه ها مانند کد، موضوع، کلیدواژه اسناد و فایل و وضعیت سند
• مشاهده تاریخچه ای از تغییرات اسناد
• امکان آزاد سازی و قفل  اسناد

1. مدیریت فاکس: می توان از طریق سایتی که در زام دیزاین برای اتوماسیون اداری تهیه می شود از مدیریت فاکس استفاده نمایید که دارای بخشی از قابلیت های زیر است:

• کارتابلی از  فاکس های ارسال، دریافت، حذف و ثبت شده
• امکان مانیتورینگ فاکس هایی که ارسال شده
• امکان پیگیری فاکس ها
• امکان تفکیک فاکس ها بر اساس فکس های خوانده شده و بازه زمانی مشخص

1. مدیریت پست الکترونیک: با استفاده از این بخش می توانید ایمیل های شخصی و کاری خود را جدا نمایید. در زیر به تعدادی از قابلیت های این بخش اشاره کرده ایم:

• مشخص کردن یک آدرس ایمیل سازمانی
• مشاهده ایمیل های دریافتی بر اساس وضعیت های مختلف مانند نوع ایمیل، عنوان، گیرنده و فرستنده
• امکان ارسال یک پیام به چندین نفر به صورت همزمان
• امکان تغییر رمز عبور ایمیل

1. کارتابل آفلاین: با استفاده از این کارتابل می توانید نامه های داخلش را به OUTLOOK ارسال نمایید و از آنجا بدون نیاز به اینترنت از آن استفاده نمایید:

• امکان چرخش بدنه ایمیل ها
• امکان تهیه پیش نویسی از  ایمیل های مورد نظر
• مشاهده  متن و پیوست نامه ها

1. نسخه چند سازمانی: می توانید از این بخش برای ارتباط دهی بین سازمان ها استفاده نمایید، این نسخه شامل امکانات زیادی است که بخشی از آن ها عباتند از:

• تعریف یک درختواره برای سازمان ها مرتبط
• امکان تعریف نوع سازمان و چارت سازمانی برای هر سازمان
• تعریف یک قالب  نامه برای  هر سازمان
• تعریف  قالب نامه امضاء بین سازمان ها
• مشاهدات ارجاعات نامه های مورد نظر موجود در بین سازمان ها

1. شناسه ملی سند: این شناسه براساس توافقات جی  اس آی  است و شامل  ترکیبی  از تاریخ و ساعت صدور و ثبت، شماره نامه، شناسه یکتای  عمومی، کد ملی امضا کننده، شناسه ملی سازمان و نشانی  پست الکترونیک سازمان است.
2. دانشنامه سازمانی: هر سازمانی که دارای دانشنامه است می تواند از مزیت های مانند شناسای دانش و مستندات سازمان  و همچنین انتقال تجربیات  و دانش از یک پروژه به پروژه دیگر استفاده کند. این امکان یک سری قابلیت هایی دارد که شامل موارد زیر است:

• دسترسی کاربران برای تولید و مشاهده دانش های تولید شده
• مشخص کردن سطح های دسترسی برای مشاهده و تولید مطالب
• دسترسی سریع به بخش های مورد نظر

1. نسخه دوزبانه: از طریق این ویژگی می توانید تمامی بخش ها و فرم ها را با زبان انگلیسی و فارسی داشته باشید و از هر دو تاریخ میلادی و شمسی بهره مند شوید.

مزیت اتوماسیون اداری تحت وب

• کم کردن فعالیت های غیر ضروری
• افزایش صحت و امنیت اطلاعات
• کنترل دقیق و بهتر بر روی تمامی کارهای مشخص شده
• بالا بردن کیفیت ارتباط و انتقال اطلاعات
• کاهش وابستگی در ارتباطات موجود بین سازمان ها
• بالا بردن کیفیت خدمات و رضایت
• کاهش وابستگی ها به مواردی مانند چاپ و کپی

طراحی سایت حرفه ای در زام دیزاین

امروزه دیگر مانند گذشته کسب و کار ها به تبلیغات سنتی بسنده نمی کنند و بیشتر سعی دارند از پیشرفت ارتباطات و اینترنت برای بهتر دیده شدن استفاده کنند. سایت یکی از راه هایی است که افراد می تواند علاوه بر معرفی برند، خدمات ویژه ای را در اختیار مخاطبین خود قرار دهند. در همین راستا شرکت های طراحی سایت زیادی تاسیس شده ند که از بین آنها تنها تعدادی محدودی هستند که تمامی کارهایشان طبق اصول و تحقیقات انجام می شود. زام دیزاین از ابتدای فعالیت تمام انرژی و هدف خود را برای کسب رضایت مشتری قرار داده است تا بهترین ها را با توجه به نیاز روز و جامعه هدف ارائه نماید.

تیم طراحی سایت زام دیزاین برای طراحی سایت هایی که در دست دارد ابتدا تحقیقات گسترده ای  برای مشخص کردن نیاز کارفرما و مخاطبان انجام می دهد و سپس طبق آن قسمت های لازم و ضروری را در سایت لحاظ می کند به همین دلیل قیمت هر طراحی سایت با توجه به امکانات آن متنوع است. از مزیت های اصلی طراحی سایت در زام دیزاین این است که تمامی قوانین سئو در کد نویسی، تولید محتوا و غیره رعایت می شود.